Из того, что я понимаю, прочитав ваш вопрос, кажется, что основная проблема, с которой вы сталкиваетесь, заключается в ретроспективной организации существующего контента постепенно и долгосрочном управлении новым входящим контентом с течением времени.
Судя по всему, вам действительно нужно программное обеспечение для управления цифровыми активами (DAM - так оно и называется, не спрашивайте меня, почему .. может быть, такой специалист, как я, отвечал за присвоение имен)
В основном предназначен для крупных организаций, которые хотят отслеживать цифровые активы (посмотрите на цены в Google, и вы будете удивлены).
К счастью, есть некоторые альтернативы с открытым исходным кодом (и они потребуют некоторого технического ноу-хау и готовности тратить часы, если не дни, в глубине начальной настройки и чтения руководств, если вы не хотите платить). Google для «управления цифровыми активами», и вы найдете то, что подходит вам.
Я думаю, что ResourceSpace подойдет для ваших нужд, вот их статья в базе знаний, описывающая конфигурацию поля метаданных (кажется довольно гибкой):
http://www.resourcespace.com/knowledge-base/resourceadmin/configure-metadata-field
Кстати, здесь есть хороший список программного обеспечения для управления цифровыми активами, если вы хотите продолжить: http://alternativeto.net/tag/digital-asset-management/
Установите это за VPN на локальном компьютере (или ноутбуке ... мой 8-летний компьютер все еще отлично работает, в основном используется на 10% или ниже) в вашей домашней сети (это целый вопрос для другого пространства ) и наслаждайтесь доступом откуда угодно.
Надеюсь, это поможет.