Вы должны идти туда раньше времени. Соберите как можно больше информации.
Постарайтесь получить доступ к комнате до прибытия группы. Попробуйте спросить сотрудников отеля.
Найдите в отеле отель, возможно, у них есть групповой снимок их сотрудников или предыдущей конференции на их веб-сайте.
Вы должны определенно выяснить, сидит это или нет.
Если люди не сидят, все эти 250 человек должны быть направлены в какое-то формирование, чтобы сделать изображение. Это может потребовать смены местоположения. Перед отелем или внутри него может быть большая лестница, что значительно упрощает сборку групп (особенно такого размера).
Ваш YN 565, вероятно, будет бесполезен для группового выстрела. Равномерное распределение света на 250 человек с одной маленькой вспышкой не очень хорошо работает. Но это не должно быть проблемой, потому что конференц-залы обычно хорошо оборудованы, и должна быть возможность хорошо освещать всю комнату. Используйте это освещение для группового снимка вместо вспышки.
Я не уверен, как у вас возникла идея купить новый объектив в этой ситуации. С такой встречей, как у вас есть время, чтобы ознакомиться с новым оборудованием? Для откровенных фотографий ваши 50 мм будут хорошо работать. И все равно нет смысла использовать объектив f1.4. Вы фотографируете конференцию. это означает, что многие люди взаимодействуют друг с другом. Даже ваши откровенные снимки будут включать, по крайней мере, несколько человек (2, 3, может быть, до 5), что делает использование диафрагмы 1,4 меньше идеального, потому что вы хотите, чтобы все были в фокусе, а не только один человек правым глазом.
Ваш зум-объектив будет намного более универсален при ходьбе по конференции, настраиваясь для разных мест, где «несколько шагов назад», которые иногда требует прайм, часто недоступны.
Вспышка поможет в темноте, не полагаясь на широко открытую диафрагму.
Штатив может быть полезен для поэтапной (не сидячей) групповой съемки. Хранение камеры в одном месте позволяет лучше направлять людей.
Я не вижу смысла в тамроне, но держу его в сумке на всякий случай.